નિર્ણય લેવાના કેન્દ્રમાં માહિતી છે. નિર્ણય લેનારાઓ જે ડેટા પર કામ કરી રહ્યા છે તેમાં ફેરફાર કરીને, સંસ્થા એક અલગ આઉટપુટ પ્રાપ્ત કરશે. તેથી, સૌથી સંપૂર્ણ અને સુસંગત માહિતી મેળવવી એ બધી ક્રિયાઓની અસરકારકતાની ચાવી છે. પરંતુ આપણે જરૂરી અને નિર્ણાયક માહિતીને કેવી રીતે ફિલ્ટર કરી શકીએ છીએ, જેના વિના લીધેલા પગલાં બિનકાર્યક્ષમ દિશા તરફ દોરી જાય છે? જવાબ કાર્યક્ષમ છે, અલ્ગોરિધમ્સ અનુસાર ચલાવવામાં આવે છે જે ડેટા પ્રોસેસિંગ, સ્ટોરેજ અને એક્સચેન્જ મિકેનિઝમ્સને ઑપ્ટિમાઇઝ કરે છે. ડેટા મેનેજમેન્ટમાં તે છુપાયેલું છે.
ડેટામાંથી સૌથી વધુ મેળવવામાં શું અટકાવે છે?
સંસ્થાકીય પદાનુક્રમના તમામ સ્તરો પર ડેટા રીટેન્શન
નકારાત્મક માહિતી છુપાવવાની એક સામાન્ય વૃત્તિ છે. મેનેજમેન્ટ આ સબૉર્ડિનેટ્સ અને ગ્રાસરૂટ કામદારોમાં તેમની નોકરી ગુમાવવાના ડરથી ગભરાટ ટાળવા માટે કરે છે. પરિણામે, કંપની અથવા સંસ્થાની પ્રવૃત્તિઓમાં વંચિત પક્ષ લાંબા સમય સુધી છુપાયેલ હોઈ શકે છે.
ડેટા પ્રદૂષણ
પરિભ્રમણની પ્રક્રિયામાં, ડેટા અવિશ્વસનીય માહિતી સાથે વધે છે, અને તેનાથી છુટકારો મેળવવો વધુ મુશ્કેલ છે, તેટલું તે મુખ્ય ચેનલોમાંથી છટકી જવાનું સંચાલન કરે છે. ઉદાહરણ તરીકે, એક કર્મચારીએ રિપોર્ટમાં ભૂલ કરી અને ખોટા નંબરો આપ્યા. જો સમયસર આની નોંધ લેવામાં નહીં આવે, તો તે અન્ય ઘણા ઉદાહરણો દ્વારા નકલ કરવામાં આવશે જે તેમને વિશ્વસનીય માને છે.
માહિતી વિનિમયમાં વિલંબ
જો ડેટા અલગ-અલગ જગ્યાએ સંગ્રહિત હોય અને તેનો કોઈ એક રેકોર્ડ ન હોય, તો તેને યોગ્ય સમયે પુનઃપ્રાપ્ત કરવું મુશ્કેલ બની શકે છે.
- પ્રી-ડિજિટલ યુગમાં, આ એવી પરિસ્થિતિને અનુરૂપ હતું કે જ્યાં સંસ્થાના દરેક વિભાગની કામગીરીનો ડેટા ઘણા ફોલ્ડર્સ, ડેસ્કટોપ અને તિજોરીઓમાં સંગ્રહિત થતો હતો. યોગ્ય સમયે તેમને શોધવાનું હંમેશા શક્ય નહોતું.
- આધુનિક ડિજિટલ વિશ્વમાં, આનો અર્થ એ છે કે માહિતી જ્યાંથી એકત્રિત કરવામાં આવી હતી તે મુજબ વિતરિત કરવા માટે કોઈ ખુલ્લી અને પારદર્શક સિસ્ટમ નથી. આ કિસ્સામાં, કર્મચારી ખાતરીપૂર્વક જાણે છે કે આ માહિતી ક્યાંક સંગ્રહિત છે, પરંતુ ઘણા ફોલ્ડર્સમાંથી કયા ફોલ્ડરમાં તે બરાબર કહી શકતો નથી.
અસરકારક ડેટા મેનેજમેન્ટમાં શું શામેલ છે?
સમયસર ભૂલો શોધવા, "કચરો" ડેટાને ફિલ્ટર કરવા, અને ફક્ત તેનું વર્ણન કરનાર વ્યક્તિના લાભ માટેના બદલે ઉદ્દેશ્ય ડેટા કાઢવા માટે માહિતી સાથે કામ કરવા માટેની પદ્ધતિઓ શું હોવી જોઈએ?
ડેટા મેનેજમેન્ટ એ ચેકલિસ્ટ અનુસાર તમામ માહિતી વિનિમય પ્રક્રિયાઓના અમલીકરણને શોધવા જેવું જ છે. આ પ્રક્રિયાના આધારસ્તંભો નીચે મુજબ છે.
- ડેટાના સ્વાગત અને પ્રસારણ પર નિયંત્રણ. પ્રથમ કિસ્સામાં, ખાતરી કરવી જરૂરી છે કે તમામ જરૂરી વિભાગો અથવા મુખ્ય વ્યક્તિઓ પાસેથી માહિતી સંપૂર્ણ રીતે પ્રાપ્ત થઈ છે. બીજું - પ્રાપ્ત માહિતીને ઍક્સેસ કરવાનો અધિકાર કોને છે તેના પર કડક ફિલ્ટર્સ બનાવો. આ માત્ર આર્થિક સલામતીના મુદ્દાઓને કારણે જ નહીં, પરંતુ સંસ્થાકીય સ્વચ્છતા માટે પણ મહત્વપૂર્ણ છે. બિનજરૂરી માહિતી સાથે ઓવરલોડિંગ માત્ર શ્રમ ઉત્પાદકતા વધારવામાં ફાળો આપે છે, પરંતુ તેને ધીમો પણ કરે છે.
- ડેટાનું વ્યવસ્થિતકરણ. સંસ્થામાં ડેટા સ્ટોરેજ મેપ વિકસાવવો જોઈએ જે ઇચ્છિત માહિતી શોધવાનું સરળ બનાવે.
- સંગ્રહ પદ્ધતિ. સ્ટોરેજ પદ્ધતિની પસંદગી એ લોકોની સંખ્યા પર આધાર રાખે છે જેમને આ માહિતીની અવિરત ઍક્સેસની જરૂર છે. જો તે માત્ર એક જ વ્યક્તિ હોય, તો તેને સુરક્ષિત અથવા હાર્ડ ડિસ્કમાં સંગ્રહિત કરી શકાય છે. જો કે, જો કર્મચારીઓની વિશાળ શ્રેણી દ્વારા સતત ધોરણે ચોક્કસ માહિતીની જરૂર હોય, તો તે માહિતીને ઍક્સેસ કરવામાં વિતાવેલા સમયને ઘટાડવા માટે તેને ક્લાઉડ સ્ટોરેજમાં મૂકવી જોઈએ.
સંસ્થામાં ડેટા મેળવવા, વિનિમય કરવા અને સ્ટોર કરવા માટેના અલ્ગોરિધમ્સ જેટલા સ્પષ્ટ હશે, તેટલી આવશ્યક માહિતી ખોવાઈ જવાની અથવા લીક થવાની સમસ્યા ઓછી થશે. આ બંને કંપનીની કાર્યક્ષમ કામગીરીને અવરોધે છે. અસરકારક ડેટા મેનેજમેન્ટના કાર્યનો સામનો કરીને, કંપની પોતાને ઉદ્દેશ્ય વાસ્તવિકતામાં નોંધપાત્ર રીતે સ્થાપિત કરશે, જે અતિશય અથવા જ્ઞાનના અભાવથી વિકૃત નથી.
ટિપ્પણી કરવા માટે સૌ પ્રથમ બનો