મિનિટ એ દસ્તાવેજો છે જે ઘટનાઓને સત્તાવાર રીતે રેકોર્ડ કરવાની મંજૂરી આપે છે. જે ઘટના બની તે રીતે દસ્તાવેજ કરવા, જરૂરી હોય ત્યારે તેનો સંદર્ભ આપવા, સત્તાવાર અને સાચી રીતે માહિતી શેર કરવા અને કાનૂની રક્ષણ માટે મિનિટોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. ઘટનાની સત્તાવાર જાહેરાત મિનિટો દ્વારા પૂરી પાડવામાં આવે છે.

મિનિટ શું છે?

મિનિટ્સ રાખવા એ ઇવેન્ટ, મીટિંગ, વ્યવહાર પ્રક્રિયા અથવા વાતચીતની સામગ્રીને સત્તાવાર રીતે રેકોર્ડ કરવાની પ્રક્રિયા છે જેમ કે તે બરાબર છે. કાનૂની પ્રક્રિયાઓમાં સુરક્ષા પ્રદાન કરવા, ઘટનાને સત્તાવાર રીતે દસ્તાવેજ કરવા, કાનૂની પ્રક્રિયાઓમાં તેને સત્તાવાર દસ્તાવેજ તરીકે સંદર્ભિત કરવા અને પરિસ્થિતિને સચોટ રીતે જણાવવા માટે મિનિટ રાખવામાં આવે છે.

અધિકૃત સંસ્થાઓ દ્વારા તૈયાર કરવામાં આવેલી મિનિટ પર પોલીસ, નોટરી, કોર્ટ, કંપનીઓ, સરકારી કચેરીઓ અથવા સત્તાવાર સંસ્થાઓ દ્વારા સહી કરી શકાય છે.

મિનિટ કેવી રીતે રાખવી?

મિનિટો અધિકૃત દસ્તાવેજો હોવાથી, કેટલાક નિયમો છે જે તેમને તૈયાર કરતી વખતે અનુસરવા આવશ્યક છે. મિનિટ રાખવાની પ્રક્રિયામાં ફેરફારો અને રેકોર્ડ કરવાની ઘટનાની પ્રકૃતિ અને સ્થાન સંબંધિત વિવિધ વિગતો હોઈ શકે છે. મિનિટ કેવી રીતે રાખવી તેના ઉદાહરણ તરીકે તમે નીચેની શરતો લાગુ કરી શકો છો:

મિનિટની સામગ્રી શરૂ કરતા પહેલા, તમારે નિયમો અનુસાર શીર્ષક લખવું આવશ્યક છે. જો અહેવાલનો વિષય હોય તેવી ઘટના માટે કોઈ ખાસ પરિસ્થિતિ ન હોય તો, શીર્ષક પૃષ્ઠની મધ્યમાં અને મોટા અક્ષરોમાં 'MINUTES' તરીકે લખવું જોઈએ.
અહેવાલમાં વર્ણવેલ ઘટનાનું સ્વરૂપ જણાવ્યા બાદ ઘટનાની વિગતવાર માહિતી આપવી જોઈએ. ઘટનાની વિગતવાર માહિતી ઉપરાંત ઘટનાની માહિતી કેવી રીતે મળી તે પણ રિપોર્ટમાં સામેલ કરવું જોઈએ.
સાથે ઘટના શું બની, ઘટના ક્યાં બની અને તારીખ અને સમય જેવી માહિતી પણ સ્પષ્ટપણે જણાવવી જોઈએ.
જો અહેવાલમાં ઉલ્લેખિત ઘટના સંદર્ભે પુરાવા તરીકે ગણી શકાય તેવા પુરાવા હોય તો તે પણ અહેવાલમાં ઉમેરવા જોઈએ. પુરાવા કેવી રીતે મેળવ્યા તેની માહિતી પણ રિપોર્ટમાં સામેલ કરવી જોઈએ.
જો મિનિટ એક કરતાં વધુ પૃષ્ઠ લે છે, તો પૃષ્ઠોની પાછળનો ભાગ ખાલી છોડી દેવો જોઈએ અને નવા પૃષ્ઠોને ક્રમાંકિત કરવા જોઈએ.
જે લોકોની માહિતી મિનિટમાં સમાવિષ્ટ છે તેમની ભીની સહીઓ પણ જરૂરી છે. સહીઓ વગરની મિનિટો માન્ય નથી.

મિનિટો તૈયાર કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવા જેવી બાબતો

મિનિટો સત્તાવાર દસ્તાવેજો હોવાથી, મિનિટો તૈયાર કરતી વખતે અમુક નમૂનાઓ અને નિયમોનું પાલન કરવું આવશ્યક છે. તૈયારીની મિનિટમાં મહત્વના મુદ્દાઓ નીચે મુજબ છે:

તે A4 અથવા A5 કાગળો પર તૈયાર થવું જોઈએ.
મિનિટનું શીર્ષક પૃષ્ઠની મધ્યમાં મોટા અક્ષરોમાં લખવું જોઈએ.
ઘટનાની તારીખ અને સમય, ઘટના કેવી રીતે બની અને ઘટના કેવી રીતે જાણવા મળી તેની વિગતોનો સમાવેશ કરવો જોઈએ.
ઘટના અંગેના પુરાવા પણ રિપોર્ટમાં સામેલ કરવાના રહેશે.
મિનિટમાં નામ આપવામાં આવેલા લોકોની ઓળખની માહિતી પણ સામેલ કરવી આવશ્યક છે.
મિનિટના અંતે, તારીખ અને સમય મિનિટો રાખવામાં આવી હતી અને ઉલ્લેખિત વ્યક્તિઓની સહીઓ શામેલ હોવી જોઈએ જેથી અંત સ્પષ્ટ હોય.

મિનિટનો ઉપયોગ શું છે?

ઘટનાની જાણ કરવાની જરૂર હોય તેવા કિસ્સાઓમાં તે સત્તાવાર દસ્તાવેજો હોવાથી મિનિટ રાખવામાં આવે છે. એન્ટરપ્રાઇઝ અને કર્મચારી-એમ્પ્લોયર સંબંધોની વ્યવસ્થાપક પરિસ્થિતિઓના સંદર્ભ તરીકે, ઘટનાઓ બનેલી ઘટનાઓ માટે કાનૂની અને કાનૂની રક્ષણ તરીકે મિનિટ સેવા આપે છે. મિનિટો સત્તાવાર દસ્તાવેજો તરીકે રજૂ કરવા અને ઘટના માટે ઉપયોગી થવા માટે, તેઓ વાસ્તવિક માહિતી અને કાળજી સાથે તૈયાર હોવા જોઈએ. મિનિટનો ઉપયોગ વિવિધ ઇવેન્ટ્સ અને હેતુઓ માટે સત્તાવાર દસ્તાવેજ તરીકે થઈ શકે છે. અમે નીચે પ્રમાણે મિનિટ રાખવાના ફાયદાઓની સૂચિ બનાવી શકીએ છીએ:

તેઓ કાનૂની પ્રક્રિયાઓમાં પુરાવા તરીકે કોર્ટ, નોટરી, સત્તાવાર કચેરીઓ અથવા જાહેર સંસ્થાઓ દ્વારા રાખવામાં આવેલી મિનિટનો ઉપયોગ કરીને કાનૂની રક્ષણ પૂરું પાડે છે.
એવા કિસ્સાઓમાં જ્યાં મંજૂરીઓ અથવા ફોજદારી કાર્યવાહીની આવશ્યકતા હોય, ઘટનાની પ્રક્રિયા સંબંધિત સત્તાવાર દસ્તાવેજો તરીકે કોર્ટમાં મિનિટો રજૂ કરવામાં આવે છે.
વ્યવસાયિક સંસ્થાઓમાં, મીટિંગ્સ અને ચર્ચાઓની સામગ્રીની વિગતો રાખવા માટે મિનિટ્સ રાખી શકાય છે. આ મિનિટનો ઉપયોગ ભવિષ્યના નિર્ણયોમાં થઈ શકે છે.
એમ્પ્લોયર અને કર્મચારીને કાર્યસ્થળની ઘટનાઓ સંબંધિત કાયદાકીય પ્રક્રિયાઓમાં સુરક્ષિત રાખવા માટે કાર્યસ્થળોમાં રાખવામાં આવેલી મિનિટો રાખી શકાય છે.

તેમની પરિસ્થિતિ અનુસાર મિનિટ કેવી રીતે રાખવી?

એવા કિસ્સામાં કે જ્યાં ઘટનાને રેકોર્ડ કરવાની જરૂર હોય, અલગ અલગ વિસ્તારોમાં હોવા છતાં, મિનિટ રાખી શકાય છે. વ્યવસાયિક જીવન, શિક્ષણ અને આરોગ્યની સ્થિતિ અને કાનૂની અથવા ફોજદારી કાર્યવાહી માટે મિનિટો રાખી શકાય છે. હોસ્પિટલની પરીક્ષાઓ અને સારવારમાં સમસ્યારૂપ પરિસ્થિતિઓના કિસ્સામાં, આરોગ્યની સ્થિતિ માટે રિપોર્ટ, શિક્ષણ જીવનમાં શિસ્ત જેવી શિક્ષા માટેનો અહેવાલ, લશ્કરી ક્ષેત્રોમાં કોઈ સમસ્યા અથવા કાર્યસ્થળમાં અકસ્માતનો અહેવાલ રાખી શકાય છે.

ટ્રાફિક અકસ્માતનો રિપોર્ટ કેવી રીતે રાખવો?

સામગ્રીના નુકસાન સાથે ટ્રાફિક અકસ્માત અહેવાલ નીચેના નિયમો અનુસાર તૈયાર કરી શકાય છે:

અકસ્માતમાં સામેલ વ્યક્તિઓ દ્વારા જ રિપોર્ટ બે નકલોમાં ભરવાનો રહેશે. જો તમે અકસ્માતમાં સંડોવાયેલા હોવ તો તમારી પાસે લાયસન્સ ન હોવા છતાં રિપોર્ટ ભરવો ફરજિયાત છે.
મીનીટ માટે ભરેલ ફોર્મની ફોટોકોપી હોવા છતાં મીનીટમાં પક્ષકારોની ભીની સહીઓ હોવી જરૂરી છે.
ફોર્મમાં માહિતી અધૂરી ભરેલી હોવી જોઈએ અને અકસ્માતનું કારણ સ્પષ્ટપણે જણાવવું જોઈએ.
જો કંપની અને પોલિસી ઓળખી ન શકાય તો રિપોર્ટ અમાન્ય ગણાશે, તેથી વીમા કંપનીઓ અને પક્ષકારોના ટ્રાફિક પોલિસી નંબર સંપૂર્ણ અને સચોટ રીતે જણાવવા જોઈએ.
રિપોર્ટ પાંચ કામકાજના દિવસોમાં વીમા કંપનીને સબમિટ કરવાનો રહેશે.

લશ્કરી અહેવાલો કેવી રીતે રાખવા?

લશ્કરી ક્ષેત્રોમાં, સામાન્ય રીતે મિનિટોમાં એક નિશ્ચિત નમૂનો હોય છે. ઉદાહરણ તરીકે, જો રિપોર્ટ શિસ્તબદ્ધ ઘટના સાથે સંબંધિત હોય, તો રિપોર્ટ પેજના ઉપરના મધ્ય ભાગમાં શીર્ષક 'INDISCIPLINARY DETECTION REPORT' તરીકે લખવામાં આવે છે. ઘટનાની તારીખ, ચોક્કસ સમય અને ચોક્કસ સ્થળ જણાવ્યા પછી, ઘટના વિશેની માહિતી અને ઘટનામાં ઉલ્લેખિત નામોનો અહેવાલમાં સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે. જે તારીખે મીનીટ રાખવામાં આવી હતી તે તારીખના અંતે જણાવવામાં આવ્યા બાદ, મીનીટમાં દર્શાવેલ વ્યક્તિઓ અને મીનીટ રાખનાર વ્યક્તિની ભીની સહીથી મીનીટ ફાઈનલ કરવામાં આવે છે.

વિદ્યાર્થી અહેવાલો કેવી રીતે રાખવો?

અન્ય મિનિટોની જેમ, રિપોર્ટનું શીર્ષક મોટા અક્ષરોમાં લખ્યા પછી, ઇવેન્ટની તારીખ, સમય, ઇવેન્ટની વિગતો અને ઇવેન્ટમાં ઉલ્લેખિત નામોનો સમાવેશ કરવામાં આવે છે. મીનીટની તારીખને અંતમાં ઉમેર્યા બાદ, વિદ્યાર્થી, શિક્ષક, મદદનીશ આચાર્ય અને આચાર્યની ભીની સહીથી મીનીટ ફાઈનલ કરવામાં આવે છે.